Elektronik posta kutusunda temizlik

Bu yazıyı yazmak için bilgisayarın başına geçtiğimde hesap ettim de, ben e-posta kullanmaya başlayalı 14 yıl olmuş. Başlarda arkadaşlarla haberleşmek, sonra iş için kullandım. Bir ara hatta e-posta önemli bir iş yapma şekline dönüştü benim için. Hemen hemen aynı zamanlarda forward postalarla tanıştım. Bazen sabahları posta kutumu işle ilgili olanlardan çok onlarla dolmuş buldum ve azimle okuyup başkalarına da göndermeyi adeta iş edindim! Okula geri döndüğümde de e-postalar sınıf arkadaşlarımla ve asistanlarla dersler, projeler, sınavlar hakkında iletişimin önemli bir yolu oldu benim için. Tez danışmanımdan farklı bir şehirde olmam sebebiyle tezimi e-postalar dolusu yöntem ve içerik tartışmalarıyla yazıp tamamladım. İkimizi de memnun eden bir çalışma şekli oldu bu. Şimdilerde e-posta uzaktaki dostlardan haber alma, yüzünü bile görmediğim dostlarla sohbet etme, yapılması gereken işlerin takibi gibi bir dolu şey için vazgeçemediğim aracım.

Yaşamımın detaylarında sadeleşmeye gitmeye karar verdiğimde ilk el attığım yerlerden biri elektronik posta kutum oldu. Her haberleşme yönteminde olduğu gibi bunun da bir adabı olduğunu ve başkalarının posta kutularını gereksiz yere işgal etmemeye dikkat etmem gerektiğini de öğrendim. Hem kendi posta kutumu, hem başkalarınınkini sadeleştirmek için uygulamaya başladıklarım çok işime yaradılar ve sonunda birer alışkanlık haline geldiler. Bu yazının konusu işte bu: Daha sade bir e-posta kutusu için yapılabilecekler.

- Beni yanlış anlamasından korkmadığım arkadaşlarıma başına bir iki satır kendilerinden bir şey yazmadan gönderdikleri forward iletilerden hoşlanmadığımı açıkça belirttim.

- "Fwd:Fwd:Fwd: Ayy, bunlar çok şiriiiin!!!" veya "Fwd:Fwd:Fwd: Çok komik!! Mutlaka okuyun" gibi başlıklarla kendini ele veren iletileri okumadan sildim. Eksikliklerini de hiç hissetmedim.

- Forward ileti göndermeyi kestim. Çok kısa bir sürede anladım ki bir çok insan bu tür iletiler göndermeyi kontakta olmanın, hatırda kalmanın bir yolu olarak görüyor. Benden başka 100 kişiye daha bir tıkla giden, üstelik gönderenin ağzından çıkma bir tek sözcük bile içermeyen iletiler sayesinde "iletişimde olmak" , kendini böylece sosyal sanmak tuhaf değil mi? Ben forward yapmayınca bana gelen forward iletiler de azaldı. Meğer bu işte de bir tür karşılıklılık ilkesi varmış :P

- Sabah erken kalkanın gazetede okuduğu ilk köşe yazısının tamamını kes-yapıştır usulü postaladığı iletilerden; dahası bunları ilerleyen günlerde, haftalarda ve hatta yıllarda tekrar tekrar almaktan hoşlanmıyordum. Hangi iletilerden bahsettiğimi anladınız, değil mi? Örneğin "Fwd:Fwd: Can Dündar'dan harika bir yazı!!!! Sakın kaçırmayın!!!" başlıklı olanlar... Can Dündar'ın ilgili yazısına bir link vermek varken, on binlerce kez tüm yazının kopyalanıp durduğu, 7 kıta 3 okyanus aştığı, >>> ### vb. işaretlerden ve Türkçe karakter sorunları yüzünden artık okunmaz hale geldiği iletiler... Posta kutumun filtre seçeneğini kullanarak konu başlığında veya ileti içinde bu ve benzeri yazarların adının geçtiği iletileri Inbox yerine doğrudan Çöp Kutusuna yönlendirilmesini sağladım. Aynı şeyi forward ileti göndermeyi seven ve hatta bundan başka bir şey göndermeyen bir-iki tanıdığımın iletileri için de yaptım. Gönderici X ise ileti çöp kutusuna adlı bir filtre ile. Posta kutum bir anda sakinleşti desem, inanır mısınız?

- Filtreleme ayarları ister POP3 (MS Outlook vb) , ister web tabanlı (Yahoo, Gmail vb.) olsun bütün e-posta programlarında var. Yahoo gibi ücretsiz servislerde tanımlayabileceğiniz filtre sayısı ve kapsamı kısıtlı olsa da nasıl ayarlanacağını öğrenip kullanmaya mutlaka değer. Gelen e-postalarımı belli kriterlere göre okul, proje, banka, tez, aile, arkadaş,vb. gibi belli klasörlere otomatik atan filtreler önceliklerimi belirlememe de yardımcı oldular. Çalışırken de iletileri tedarikçiler, proje_x, proje_y, istanbul_bölge, arkadaş vb. klasörlere otomatik yönlendirmek aynı derecede yararlı oluyordu.

- Zamanla öğrendiğim önemli bir detay: İş ve özel yaşam iletilerini sadece klasörlerle ayırmakla kalmayıp ayrı e-posta adresleri kullanmak en doğrusu. İş ahlâkı açısından doğru olması bir yana, bir iş yerinden diğerine geçerken arkadaş, eş-dost e-postalarını arşivlemek, eski posta kutusundan temizlemek, onlara yeni adresi bildirmek gibi bir dolu lüzumsuz angaryadan da kurtulmuş oluyor insan.

- Hazır gelen kutusu (inbox) dışında başka klasörler de açmışken, bir filtreye yakalanmadan gelen kutusuna düşmüş bütün iletileri de okuduktan ve yanıtladıktan sonra ilgili klasöre atıyorum. Böylece gelen kutusunda sadece yanıtlanmayı veya onunla ilgili bir şey yapmamı bekleyen iletiler duruyor. Bunun dışındaki her şey arşivdeki yerini alıyor. Bu yöntem ilginizi çekiyorsa sevdiğim bloglardan Unclutterer'daki şu yazı da ondan bahsediyor, tavsiye ederim.

- Zaten düzen takıntılı olduğumdan, gelen iletileri temizleyip, derleyip toplamadan bir başkasına göndermeme huyum vardı. Baştaki bir dolu Fwd: 'yi, benden önce iletinin dolaştığı 259 kişinin e-posta adreslerini ve vaktim varsa >>>>'ları temizlemek gibi. Yaptığımın ne kadar doğru olduğunu sonradan anladım. Birincisi spam posta göndericilerinin e-posta adresi hasadı yaptığı başlıca kaynaklardan birisi bu tür iletiler. En doğrusu bir grup insana gönderilen iletilerde adresleri her zaman Bcc: bölümüne yazarak görünmez kılmak. Bu çok önemli ama basit yöntemin herkesin alışkanlığı olması gerektiğine inandığımdan her fırsatta, her yerde yazdım.

- İkincisi, gelen postayı temizlemenin özellikle tartışma gruplarında büyük önemi var. Tartışma ortamlarında kişiler arasında defalarca gidip gelen iletiler uzadıkça dikkatsiz okuyucular hangi sözü kimin ettiğini karıştırabiliyor, bu da başka türlü bir iletişim kirliliğine yol açıyor. Özellikle grup yazışmalarında yanıtımın neye dair olduğu bilinsin diye ileti içinde bir önceki yazıyı tutmak, ama ondan daha eskileri temizlemek alışkanlığı edindim.

- Tartışma gruplarında sık sık çıkan "çok yazıyorsunuz, posta kutum dolup taşıyor, ben daha kaç gruba üyeyim, biliyor musunuz?" yollu tartışmaların anlamsız olduğunu fark ettim. Bir grubun tartışmaları beni yakından ilgilendiriyorsa iletilerin posta kutuma gelmesine izin verebilir; aksi durumda sadece vaktim olduğunda grup sayfasından takip edecek şekilde(Web only) ayarlama yapabilir; bu ayarları da canım her istediğinde değiştirebilirim. Yahoo gruplarında tartışmaların günlük, haftalık özetlerini almak gibi ara seçenekler de var elbet. Bakın posta kutum bir kalemde biraz daha hafifleyiverdi :)

-Tartışma gruplarında tek kişiyi ilgilendiren dilek, istek ve görüşlerimi gruba yollamak yerine, doğrudan ilgili kişinin adresine göndermeyi öğrendim. Gruptan biri sevinçli bir haberi paylaştığında 87 kişi birden "Ayy, çok sevindiiiiim, hadi bakalım hayırlısı" türünden tebriğe giriştiğinde ve her birinin tebriği grubun 576 üyesinin posta kutusuna da düştüğünde, ne olduğunu hiç düşündünüz mü?

- Aaa! durun, durun. Posta kutumu hafifleten en önemli alışkanlıklardan birini unutuyordum: Bültenlere (Newsletter) dur dedim! Özellikle mesleki konularda bilgi paylaşan pek çok siteyi dolaşıyordum. Olup bitenleri, yenilikleri takip etmekte güçlük çekiyordum. İlgilendiğim her konuda olup biten her şeyi öğrenmek istiyordum. Çözüm bir dönem bültenler gibi göründü gözüme. Hemen her site yeniliklerden haberdar olmak için bültenine üye olmamı tavsiye ediyordu. Bazılarının hatta konulara göre ayrılmış birden çok bülteni vardı. Günümün bir kısmını "belki bir gün lazım olur, aklımın bir köşesinde dursun" diyerek bülten okumakla geçiriyordum. Onlardan pek çok şey de öğrendim, doğru; ama bir kâr-zarar hesabına oturunca bana faydalarından çok, zaman ve konsantrasyon kaybı anlamında zararları olduğunu gördüm. Geride yığılmış 49 bülten daha olduğunu bilirken, bir bülteni dikkatimi tamamen vererek okuyamıyordum. Bir zaman geldi, sırf posta kutumu boşaltmak için, sırf okumuş olmak için okuduğumu farkettim. Buyur ettiği misafiri yük olarak gören gönülsüz evsahibi gibiydim. Farkettim ki "information overload" altında eziliyorum. Birikmiş bütün bültenleri okumadan sildim. Bu biiir! Gelen bültenlerin altındaki minik yazıları dikkatle okuyarak üyelikten nasıl çıkmam gerektiğini öğrendim ve gecikmeden hemen uyguladım. Çoğu zaman basit bir tıklama gibi gayet kolay bu işlem. Bu ikiiiii! Bir daha hemen hiçbir bültene üye olmadım. Bu üüüüç! Hedefe yönelik Google aramaları ve seçici site ziyaretlerinin bilgi seviyemi bültenler kadar güncel tuttuğunu farkettim; bilginin peşinden ne kadar koşarsam koşayım tamamına erişmemin mümkün olmadığını da sonunda öğrendim. Şu anda posta kutuma gelen sadece iki bülten var. Biri Simplicity Network'ün iki ayda bir, yani yılda toplam 6 kez gelen ve her seferinde dopdolu olan bülteni. Diğeri bebek gelişimiyle ilgili bir bülten ki, o da başlarda ayda bir geliyordu, şimdi 3-4 ayda bir geliyor ve oğlumun o anki yaşına ve gelişimine paralel, gayet işime yarayan bilgiler içeriyor.

- Benim durumumda bültenler bir problemdi, sizin durumunuzda bu "Günün özlü sözü", "her gün bir şiir, bir fıkra, bir şarkı", RSS üyelikleri, x gazetesinin haber güncellemeleri, y firmasının ürün güncellemeleri, z süpermarketinin indirim ve diğer güzel şeyler içeren duyuruları, vb. olabilir. Önemli olan gelen otomatik posta ile sizin onları eritebilme hızınızın paralel gidip gitmediği. Bir de içeriğin beklentilerinize uyup uymadığı. Bu iki kritere de uymuyorsa çözülmesi gereken bir sorun var demektir. Özellikle reklam amaçlı e-postaların önünü kesmek için ufacık bir dikkat yeterli. Bir çok ülkede firmaların müşterilerine veya üyelerine bu tür iletiler gönderebilmesi için kişinin onay vermiş olması gerekiyor. Ayrıca verdiğiniz e-posta adresinizin 3. şahıslarla paylaşılıp paylaşılmaması da kanunen onayınıza bağlı. Ne zaman nerede veriyoruz bu onayları? Üye olurken okumadığımız küçük yazılar arasında tabii ki! Şimdi ister internet üzerinden, ister gerçek hayatta bir yere üye olurken e-posta adresimi istediklerinde şu soruları soruyorum: 1) Gerçekten gerekli mi? Değilse vermiyorum. 2) Ne için istiyorlar? Genellikle formun bir yerlerinde e-posta adresime ne türden iletiler gönderilmesini istediğime dair kutucuklar oluyor ve bir çoğu zaten işaretlenmiş oluyor. Sağolsunlar, beni düşünmüşler, değil mi? Hah hah ha! Dikkatle üzerlerinden geçip gereksiz her şeyi kaldırıyorum. 3) E-posta adresimi 3. kişilere (örneğin kardeş firmalara, sitelere vb.) verme onayı istiyorlar mı? Hiç bir zaman onaylamıyorum.
Bu ayarların hepsini internette üyelik başladıktan sonra üyelik ayarlarından düzenlemek de mümkün.

- Gelelim spam maillereeee... Onayımıza falan bakmadan ve bilgimiz dışındaki kaynaklardan geldikleri için onlarla mücadele daha zor. Önünü kesmek için elbirliğiyle Bcc: kullanımını yaygınlaştırmak bir çözüm belki. Bazılarımız için -dikkatsiz ve özensiz arkadaşlarım yüzünden örneğin ben- şimdiden çok geç :(
Yapılması gereken diğer şeyler: 1) Her spam mail'i hiç üşenmeden ve boş vermeden "bu spam'dir" diye işaretlemek. Yahoo, Gmail ve benzeri servis sağlayıcılar bu bildirimler ve gayet karmaşık algortimalar sayesinde (veri madenciliğinin CRM'den daha masum uygulama alanlarından biri) spam mailleri başarıyla ayırt edebiliyorlar ve en azından posta kutumuza düşmesine engel olabiliyorlar. 2) Spam mailleri "ilgilenmiyorum, yeter artık, göndermeyin" türünden olumsuz geribildirim için dahi olsa asla yanıtlamamak. Bu adresimizi aktif olarak kullandığımızın bir işareti ve yeni spam maillerin gelmesi için bir sebep. 3) Özellikle tartışma grupları ve forumlar gibi bilgimiz dışında yüzlerce kişinin erişebildiği sayfalarda e-posta adresimizi açıkça yazmamak.

Aklıma gelenler şimdilik bunlar.
Peki sizin e-posta kutunuzu temiz tutmak, başka e-posta kutularını da gereksiz işgal etmemek için kullandığınız yöntemler neler?